LA NORMATIVA IMPIONE L’OBBLIGO DI UTILIZZARE STRUMENTI DI PAGAMENTO TRACCIABILI PER LA DEDUCIBILITÀ FISCALE. LE AZIENDE E I DIPENDENTI DOVRANNO ADEGUARSI A NUOVE PROCEDURE E DOCUMENTAZIONI PER EVITARE SANZIONI.
A partire dal 1° gennaio 2025, sono entrate in vigore importanti modifiche normative riguardanti le modalità di rimborso spese e la relativa documentazione, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge 30 dicembre 2024, n. 207). Queste novità mirano a garantire una maggiore trasparenza fiscale e a contrastare l’evasione, imponendo l’uso di strumenti di pagamento tracciabili per la deducibilità delle spese e l’esenzione fiscale dei rimborsi.
Obbligo di Tracciabilità dei Pagamenti
La nuova normativa stabilisce che, per poter beneficiare della deducibilità fiscale e dell’esenzione dai contributi previdenziali, le spese sostenute dai dipendenti in trasferta devono essere pagate tramite strumenti tracciabili. Questo include l’uso di carte di credito, debito, bonifici bancari o altri metodi elettronici. L’obbligo di tracciabilità si applica a diverse tipologie di spese, tra cui:
• Vitto e alloggio: spese per pasti e pernottamenti durante la trasferta.
• Viaggi e trasporti: biglietti aerei, ferroviari, noleggio auto e servizi di taxi o NCC.
È importante notare che le spese per trasporti pubblici di linea, come autobus o metropolitane, sono esentate da questo obbligo e possono essere dedotte anche se pagate in contanti.
Modalità di Rimborso e Documentazione Richiesta
Le aziende dovranno adeguare le proprie procedure interne per garantire che tutte le spese rimborsate siano supportate da documentazione adeguata e che i pagamenti siano effettuati con metodi tracciabili. La documentazione accettata include:
• Fatture: documenti fiscali emessi dal fornitore del servizio.
• Ricevute fiscali: prove di pagamento per servizi o beni acquistati.
• Bollettini postali e MAV: per spese pagate tramite questi canali.
• Ricevute di bonifici: attestazioni di pagamenti effettuati tramite bonifico bancario.
• Scontrini parlanti: scontrini che riportano dettagli specifici sul bene o servizio acquistato e l’identità del fornitore.
Per le spese sostenute a favore di familiari, la documentazione dovrà essere intestata al familiare, e il dipendente dovrà attestare di aver sostenuto personalmente la spesa.
Implicazioni per Aziende e Dipendenti
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità comporta diverse implicazioni pratiche:
• Per le aziende: Sarà necessario implementare sistemi di controllo più rigorosi per verificare la conformità delle spese rimborsate, assicurandosi che siano state effettuate con metodi di pagamento tracciabili. Questo potrebbe richiedere l’aggiornamento delle politiche interne e la formazione del personale amministrativo.
• Per i dipendenti: Le spese sostenute in contanti non saranno più esenti da tassazione e contributi previdenziali. Pertanto, i dipendenti dovranno prestare attenzione a utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per le spese di trasferta, conservando tutta la documentazione necessaria per il rimborso.
In caso di mancato rispetto delle nuove disposizioni, le spese rimborsate potrebbero essere considerate imponibili, aumentando così il carico fiscale sia per il dipendente che per l’azienda.
Riferimenti Normativi
Le modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 riguardano principalmente i seguenti articoli del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR):
• Art. 51, comma 5: Disciplina le indennità e i rimborsi per le trasferte dei dipendenti, specificando le condizioni per l’esenzione fiscale.
• Art. 54: Riguarda la determinazione del reddito di lavoro autonomo, includendo disposizioni sulle spese deducibili.
• Art. 95: Tratta delle spese per prestazioni di lavoro nell’ambito del reddito d’impresa, con particolare attenzione alle condizioni di deducibilità.
• Art. 108, comma 2: Si riferisce alle spese di rappresentanza, ora deducibili solo se effettuate con pagamenti tracciabili.
Queste modifiche normative sono state introdotte con l’obiettivo di aumentare la trasparenza nelle transazioni finanziarie e di facilitare i controlli fiscali, promuovendo l’uso di strumenti di pagamento elettronici e riducendo l’uso del contante nelle operazioni aziendali.
Le nuove disposizioni in materia di rimborsi spese e documentazione, operative dal 2025, rappresentano un cambiamento significativo per aziende e dipendenti. È fondamentale che entrambe le parti si adeguino prontamente alle nuove regole, adottando strumenti di pagamento tracciabili e assicurando una corretta gestione della documentazione, al fine di beneficiare delle agevolazioni fiscali previste e di evitare sanzioni.
